Ustawa o podpisie elektronicznym obowiązuje w polskim prawie od 2001 roku. Zgodnie z jej postanowieniami, każda osoba fizyczna i przedsiębiorca może używać e-podpisu w komunikacji np. z ZUS czy urzędami administracji publicznej. Zastosowanie tego narzędzia przynosi użytkownikom wymierne korzyści, pozwalając na oszczędność czasu i pieniędzy. Warto także pamiętać, że jest to rozwiązanie przyjazne środowisku. Rozwój usług związanych z podpisem elektronicznym jest ściśle powiązany z coraz częściej wykorzystywaną komunikacją za pośrednictwem Internetu – zwłaszcza w sytuacjach, które wymagają uwierzytelnienia nadawcy informacji.

Liczba dotychczas wydanych w Polsce certyfikatów kwalifikowanych, wynosi ponad 947 tys. – Ta liczba powinna znacznie wzrosnąć po wejściu w życie, przyjętego w kwietniu tego roku przez Parlament Europejski, Rozporządzenia w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym. Spodziewamy się, że Rozporządzenie będzie miało wpływ na upowszechnienie e-podpisu zarówno po stronie administracji, jak i przedsiębiorców – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A.

W Polsce lista zastosowań bezpiecznego e-podpisu wydłuża się z kolejnymi nowelizacjami prawa oraz rosnącą liczbą instytucji i urzędów umożliwiających korzystanie z tego narzędzia. Obecnie możemy go stosować m.in. do uwierzytelniania integralności e-faktur i deklaracji podatkowych, wniosków do KRS, formularzy z danymi do GIODO oraz podań i wniosków do urzędów. Ponadto e-podpis umożliwia uczestniczenie w przetargach i aukcjach elektronicznych oraz prowadzenie elektronicznej dokumentacji w zakładach opieki zdrowotnej, co znacznie upraszcza archiwizację i zmniejsza koszty funkcjonowania tych placówek. Dodatkowo, w tym roku, w związku z nowelizacją ustawy o Otwartych Funduszach Emerytalnych, decyzję czy nasze składki emerytalne mają być odprowadzane do ZUS czy OFE także możemy podjąć nie wychodząc z domu, składając przez Internet odpowiednie oświadczenie, opatrzone podpisem elektronicznym.

Coraz szerszy zakres możliwych zastosowań podpisu elektronicznego wynika m.in. z jego unikalnych cech. Pod względem skutków prawnych jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i jednoznacznie poświadcza tożsamość jego właściciela, którym może być jedynie osoba fizyczna. Nieautoryzowane użycie e-podpisu jest znacznie trudniejsze niż w przypadku podpisu tradycyjnego. Dokumentu z podpisem elektronicznym nie można też antydatować – dokładnie wiadomo, kiedy został sporządzony i wysłany, a każda zmiana w jego treści wymaga ponownej autoryzacji. Ma to szczególne znaczenie np. w przypadku wystawiania faktur elektronicznych. Zarówno nadawca jak i odbiorca takiego dokumentu mają pewność, że nie zostały w nim wprowadzone jakiekolwiek zmiany w stosunku do treści wcześniej zatwierdzonej, a w razie próby manipulacji, system weryfikacyjny wykaże każdą, nawet najdrobniejszą wprowadzoną zmianę.

To, co dotąd powstrzymywało wielu przedsiębiorców przed zakupem certyfikatu to ich zdaniem zbyt wysokie koszty. Tymczasem twierdzenie, że koszty są barierą utrudniającą nabycie podpisu elektronicznego jest warte zweryfikowania. – Podstawowy zestaw zawierający certyfikat kwalifikowany ważny na rok, kartę kryptograficzną i oprogramowanie, można kupić już za ok. 200 zł. Zakup zestawu ważnego 2 lata to wydatek rzędu 240 zł. Z punktu widzenia przedsiębiorców raczej nie są to duże koszty – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk, dodatkowo zwracając uwagę, że zakup podpisu elektronicznego jest inwestycją, która się opłaca. – Firma korzystająca z funkcjonalności tego narzędzia zyskuje wymierne oszczędności np. w postaci braku konieczności finansowania zakupu papieru, kopert, wnoszenia opłat pocztowych, eksploatacji drukarek czy nakładów pracy związanych z przygotowaniem korespondencji papierowej – dodaje Elżbieta Włodarczyk. Z danych Konfederacji Lewiatan1 wynika, że polska firma wysyłając co miesiąc 1000 faktur elektronicznych może zaoszczędzić ok. 2 tys. zł, a wystawiając ich 20 tysięcy – prawie 40 tys. zł. W Europie firmy stosujące rozliczenia za pomocą e-faktur wypracowują rocznie oszczędności rzędu 240 mld euro. W przypadku dużych firm, dodatkowe oszczędności wynikają także z braku potrzeby magazynowania dokumentów papierowych.

Zestaw do e-podpisu można kupić w firmie świadczącej usługi certyfikacyjne w zakresie bezpiecznego podpisu elektronicznego – np. w Krajowej Izbie Rozliczeniowej S.A., która posiada sieć własnych placówek we wszystkich miastach wojewódzkich oraz w Koszalinie.