Przed wyjazdem na wakacje warto zapoznać się z podstawowymi zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych aby wiedzieć, kiedy trzeba je ujawnić, a w jakich sytuacjach nie musimy ich podawać. Wszelkie wątpliwości rozwiewa Ewa Kuczyńska, radca prawny w Kancelarii GFP Legal.

                                                               na zdjęciu: Ewa Kuczyńska, radca prawny/mat.pras.

Wielkimi krokami zbliża się okres wakacyjny – czas odpoczynku, cieszenia się słońcem i urokami przyrody. Wyjeżdżając na wakacje często korzystamy z przeróżnych wypożyczalni sprzętu – rowerów, rowerów wodnych, kajaków. Rezerwujemy miejsca w hotelu czy w restauracji. We wszystkich tych miejscach jesteśmy proszeni o podanie swoich danych osobowych, a czasem również o zostawienie dokumentu tożsamości. Przed wyjazdem na wakacje warto więc zapoznać się z podstawowymi zasadami dotyczącymi ochrony danych osobowych aby wiedzieć, czy w każdym przypadku będziemy zmuszeni do podania danych.

Co nowego w tym roku czyli RODO

Od dnia 25 maja 2018 r. obowiązuje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE czyli słynne RODO. Począwszy od nadchodzących wakacji nasze dane będą więc zabezpieczone lepiej niż w poprzednich latach. RODO jest stosowane na terytorium całej Unii Europejskiej, dzięki czemu nasze prawa i obowiązki będą takie same, niezależnie od miejsca w którym spędzamy wakacje. Musimy pamiętać natomiast, że nie obowiązuje ono poza Unią czyli we wszelkich egzotycznych lokalizacjach takich jak Indie, Chiny czy Brazylia.

O czym najczęściej zapominają usługodawcy?

Podstawową zasadą obowiązującą na gruncie RODO jest zasada minimalizacji danych. Oznacza to, że dane powinny być adekwatne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. W praktyce oznacza to, że przetwarzaniu powinna podlegać jak najmniejsza ilości danych. Przykładowo dokonując telefonicznej rezerwacji stolika w restauracji wystarczy podanie swojego imienia i nazwiska, ewentualnie numeru telefonu do kontaktu w przypadku dokonywania zmian w rezerwacji. Wszelkie dalej idące zapytania ze strony obsługi lokalu będą więc co do zasady nieuzasadnione. Ważne jest również, że dane powinny być przechowywane jedynie przez niezbędny okres czasu. W omawianym przypadku rezerwacji stolika w restauracji – dane powinny zostać usunięte niezwłocznie po zrealizowaniu przez restaurację usługi.

Dowód osobisty jako zabezpieczenie przy wypożyczeniu sprzętu

Często zdarza się, że firmy wypożyczające sprzęt żądają od nas zostawienia jako zabezpieczenia dokumentu tożsamości, najczęściej dowodu osobistego. Dla wypożyczalni ma to być zabezpieczenie przed kradzieżą wypożyczonego sprzętu. GIODO wielokrotnie krytykował taką praktykę, jeszcze na gruncie poprzednio obowiązujących przepisów. W dowodzie osobistym znajduje się bowiem dużo więcej danych ponad te niezbędne wypożyczającemu do dochodzenia roszczeń w przypadku kradzieży sprzętu czy nierozliczenia się z niego. Przepisy RODO kładą na to jeszcze większy nacisk. W przypadku wypożyczenia sprzętu wypożyczalnia może żądać podania imienia, nazwiska i adresu zamieszkania wypożyczającego – danych niezbędnych w przypadku ewentualnego skierowania sprawy do sądu. Ponadto może zbierać dane niezbędne do wystawienia faktury. W przypadku dokonywania rezerwacji drogą elektroniczną – również adres e-mail. Wszystkie pozostałe dane mogą zostać przekazane jedynie w przypadku wyrażenia przez nas świadomej i dobrowolnej zgody. W dowodzie osobistym oprócz imienia i nazwiska znajdują się natomiast dodatkowo dane takie jak nazwisko rodowe, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, zdjęcie, numer PESEL czy obywatelstwo. Usługodawca nie ma żadnego interesu prawnego w pozyskaniu takich informacji, nie są to też dane niezbędne do wykonania umowy.

Co więcej, żądanie zostawienia dowodu osobistego w zastaw stanowi wykroczenie bowiem zgodnie z ustawą o dowodach osobistych osoba, która zatrzymuje bez podstawy prawnej cudzy dowód osobisty podlega karze ograniczenia wolności albo grzywny.

Kserowanie dowodu osobistego również będzie uznane za działanie sprzeczne z przepisami. Ilość danych osobowych znajdujących się w dokumencie tożsamości wykracza bowiem znacznie ponad dane niezbędne do zawarcia umowy.

Dowód osobisty przy rezerwacji hotelu

Obecnie obowiązujące przepisy wprowadziły obowiązek meldunku jedynie w przypadku przebywania w danym miejscu przez ponad 3 miesiące, dlatego w przypadku wyjazdu na wakacje nie będziemy zmuszeni do zameldowania się na pobyt czasowy. Hotel będzie mieć więc prawo żądania od nas jedynie danych niezbędnych do zawarcia i rozliczenia umowy – imienia, nazwiska, adresu. W przypadku osób prowadzących działalność – również numeru NIP. Podanie innych danych będzie dobrowolne. Częstą praktyką w hotelach czy pensjonatach jest prośba o zostawienie dowodu na pewien okres czasu, aby spisać niezbędne dane. Należy unikać takich sytuacji, bowiem nigdy nie wiadomo czy pracownik hotelu nie wykorzysta tego momentu do sporządzenia kserokopii dowodu wbrew naszej woli.

Obowiązek informacyjny

Wypożyczając sprzęt i podając nasze dane osobowe, często znamy jedynie nazwę wypożyczalni, a nie dokładne dane firmy oferującej swoje usługi. W większości przypadków firmy te działają bowiem jedynie sezonowo i nie informują użytkowników o swoich danych rejestrowych. Tymczasem, przed zawarciem umowy, powinniśmy uzyskać dokładne informacje, w tym dane kontaktowe osoby, która jest administratorem naszych danych, informacje czy i w jakim zakresie istnieje obowiązek podania danych, informacje o celach przetwarzania i o okresie, przez który dane będą przechowywane. Ponadto mamy prawo do uzyskania informacji o przysługujących nam uprawnieniach, np. prawie dostępu do danych, prawie ich sprostowania czy też prawie wycofania zgody na przetwarzanie. To ostatnie prawo jest istotne w sytuacji, w której dobrowolnie podaliśmy nasz adres e-mail lub numer telefonu, a nie chcemy już otrzymywać informacji o ofercie handlowej danej wypożyczalni.

Podsumowując, warto zwrócić uwagę na to, jakich danych żądają od nas usługodawcy. Jedną z zasad obowiązujących na gruncie RODO jest zasada minimalizacji danych. Nie podawajmy więc więcej danych, niż to jest konieczne do wykonania danej umowy. Ponadto jeśli wypożyczalnia żąda od nas zastawu w postaci dokumentu tożsamości – mamy prawo odmówić i uświadomić usługodawcy, iż jego działanie jest sprzeczne z przepisami prawa.

autor tekstu: Ewa Kuczyńska, radca prawny w Kancelarii GFP Legal